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如何用金字塔原理做好工作汇报

2019-11-11

曾几何时,我们遇到发言就怯场,口语表达太烂无逻辑无条理,汇报内容杂乱且摸不着领导胃口,汇报重点不突出,废话连篇……工作后诸如以上痛点时常困扰。

美国作家马克.麦考梅克曾如此评价工作汇报:

对于领导而言,谁能很好地汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不好好汇报工作,谁就没有努力工作。——《哈佛学不到》作者、美国作家马克.麦考梅克

由此可见,工作汇报是连接大家和领导的载体,工作价值很大程度要从工作汇报中体现。

如何破解工作汇报恐惧心理?如何有针对性准备工作汇报?如何高效与领导沟通及汇报工作?如何让你的汇报更加出彩?

让我们走进文章,将从破解紧张、汇报前做好充分准备、建立结构化思维、汇报技巧出发,解密如何提升工作汇报质量。

01 破解紧张

面对VP、总监、leader,各种各样的工作汇报,多少都会有所紧张,常见的紧张表现诸如结巴,忘词,流汗、懵逼等等。紧张是种正常现象吗?为啥会紧张呢?

1.1 为什么紧张?

紧张是由多方面因素导致的,有生理因素、心理因素及文化因素。

(1)生理因素:三脑原理


三脑理论将人脑抽象分为爬行脑、情绪脑、视觉脑,这三脑是人类进化不同阶段的产物。

  • 爬行脑位于大脑的最里层,是最古老的一层大脑,能让人们迅速对刺激作出反应,当我们的生命或躯体遇到危险时,这种反应的速度非常快,有时比意识还快。
  • 情绪脑,包裹在爬行脑的外面,与情感、情绪、直觉、安全、哺育、搏斗、逃避以及性行为紧密相关,尤其是其中的情感系统更是爱恨分明的,要么喜欢,要么厌恶。
  • 视觉脑就是高级脑或理性脑,它几乎将左右脑半球全部囊括在内。控制着大脑的绝大部分智力,凭借它的速度和处理能力,使得大脑比只靠惯性情绪支配灵活一倍。

工作当中紧张很多都是正常的生理反应,如批评、指责、deadline,都会直接刺激爬行脑,大脑会让人对刺激迅速作出反应,从而表现为紧张。

(2)心理因素

工作汇报中紧张还有心理因素,主要是怕汇报不好而丢脸。最直接的原因往往是:

  • 对自己要求过高
  • 对自己评价过低
  • 能力和经验不足

(3)文化因素:弱化自我

中国传统文化倡导:少说话多做事儿,吾日三省吾身,低调等,导致人们常常看不到自己的优点,说缺点反而能说一堆。难道你就真得一无是处?当然不是,文化因素深入骨髓,我们或多或少都受影响,不够自信,从而导致“瞎紧张”。

工作汇报中紧张是种太常见不过的现象,但是过度紧张往往会影响汇报的正常发挥,学会缓解紧张的方法可以有效减轻紧张。

1.2 如何破解紧张?

(1)学会放松和允许

  • 放松对结果的要求
  • 放下夸张的自我感觉
  • 放下做人的认真
  • 允许自己犯错
  • 允许自己失败
  • 放下别人给你压力的担子
  • 允许自己紧张
  • 清除内心的刺

(2)霸占舞台训练法

破解紧张最好的方式是要“霸占舞台”,借助任何发言机会,讲自己所知道的,提前思考好发言提纲,模拟预演,从各种发言中积攒经验,都是训练缓解紧张的好方法,精髓之处在于要“不要脸”(放下脸面),多练多练。


(3)几个临场发挥的小技巧

  • 深呼吸法:呼和吸都到极限,深吸气、缓吐气,时间长于6秒;
  • 临场活动法:赛前热身,做些身体运动;
  • 积极想象法:开始前仔细想象自己登台及演讲成功的每个细节和画面;
  • 面带微笑法:下巴放松,脸颊抬起,嘴角上扬。

02 充分做好汇报前的准备工作

所谓的汇报前的准备,就是要根据受众(对象)以及汇报目的来做好前期准备工作,对症下药方能事半功倍。

2.1 常见的汇报目的有什么?

  • 知会:项目进展顺利,向领导知会项目进度、工作安排及下步计划等,领导可能会提出指导建议;
  • 领导做决定:项目发现的问题,或者关键问题亟待领导拿主意,需要事先准备好方案,领导可能采纳你的方案,也可能提出其它方案;
  • 协调资源:项目推进中,跨部门跨团队协调、资源协调(人力、资金)等需要领导出面摆平的事情,及时向领导汇报,勿影响项目进度。

2.2 工作汇报中领导的关注点是什么?

  • 项目的工作进度、团队各成员的工作状态如何,良好的工作状态是推进项目的基础;
  • 工作目标与领导设想是否一致,如果不一致,差在了哪,如何去弥补;
  • 工作内容能为公司能带来了多少价值,或带来哪些创新,对公司发展有着怎样的作用。

2.3 培养受众思维

汇报的受众不同,汇报的重点及形式也完全不同,熟悉汇报的受众,对于准备汇报演讲极其重要。可从如下4点深入思考受众:

  • 我的受众是谁(受众画像及特征)?
  • 他们的需求/痛点是什么?
  • 讲完之后,我想要他们做什么?
  • 怎样才能让他们行动起来?

2.4 领导风格模型:DISC

根据领导的反应快慢及领导关注人和事的程度,可将领导的人际风格划分为4种,每种领导的风格、汇报的关注点有所不同,针对不同类型的领导要“对症下药”,从领导的关注点下手汇报。


总结汇报中的3个金句:

  • 汇报工作说结果:把结果给领导,结论先行;
  • 请示工作说方案:不让领导做问答题,让领导做选择题;
  • 总结工作说流程:找出关键点、失误点、反思点;

03 建立金字塔结构化思维

3.1 结构化思维训练6步法

定题→头脑风暴→分类→标题→排序→补充

  • 定题:要确定汇报主题;
  • 头脑风暴:项目成员针对主题头脑风暴,发挥想象力,大家把所有idea都罗列下来;
  • 分类:把所有的idea分类,建议分为3-5类,不建议太多或太少;
  • 标题:给每类起个标题,每类的标题将是文章/材料的论点;
  • 排序:横向给标题排序,按照优先级/时间顺序/流程顺序等维度排序,即是论点在文章/材料的呈现顺序;纵向给每类标题下的idea排序,即给每个论点下的论据排序;
  • 补充:结合前面5步的梳理,可以补充相关内容。