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如何打造企业内部的年度报告?

2020-01-09

越来越多的互联网产品开始在年末或年初时,向用户发布其在该产品上的年度使用报告,这些报告基本涵盖了大家生活的方方面面。

但对于占据我们大半部分时间的工作来说,或许是出于对用户隐私保护的考虑,鲜有SaaS平台向用户发布工作年度报告。

2019年,我负责的企业内部APP于年中开始正式使用,并对接了企业内部多个系统的数据。

我们负责企业内部信息化的几位产品经理一拍即合,决定在2020年初,发布我们企业内部的员工个人年度工作报告。在这份报告中,我们将通过总结企业内各系统数据带领员工开启他们各自的2019工作回忆。

什么是年度报告

通常来说,年度报告是通过各种汇总数据,带领用户回忆且帮助用户分析过去一年中操作行为的产品,大部分年度报告都是在年末或年初这两个时间段发布的。

虽说各个年度报告从内容上看各不相同,但从结构上看却是大同小异,大致包含以下几个部分:

1. 年度报告首页

用户进入一份年度报告时,首页需要展示标题、引导性文案以及报告的开启按钮。

如下图中樊登读书的阅读报告:


若报告中包含用户隐私数据,往往还需要增加用户授权或验证用户身份的步骤。

如下两个示例:

飞书在用户授权后才可查看报告内容:


支付宝则需要通过指纹来验证用户身份:


2. 数据展示页

数据展示页是年度报告中的重点内容,页数最好控制在12~15页之内,过长的报告并不能激发用户更强的好奇心。内容部分通常是以数据内容加上总结性文案的形式出现,这样可以提升用户对文案总结的认同感。

例如下图中的示例,来自鲨鱼记账:


3. 年度报告结果页

在年度报告的结果页,有些产品会根据用户数据进行分析,生成例如用户年度关键词、年度头衔等形式的总结性语句;有些产品则会依据这些数据来预测用户明年在当前产品中的行为特点;还有些产品则是总结加预测均有。

当然,总结及预测都是会有一定误差的,所以越来越多的产品将预测改为抽签或许愿的互动性功能,这样做也增加了年度报告的趣味性。

例如小米运动的年度报告,不仅给出了用户的年度关键词,还设置了翻牌功能,若用户对翻牌结果不满意,还可以反复翻牌。


企业内部年度报告的意义

我们在规划2019年年度报告的内容时,希望它不仅可以承载各位同事在这一年内沉淀下的各种数据(考勤、流程、业务等数据),还希望这些数据可以带领大家回顾过去、展望未来。

1. 员工激励

当我们以年为单位来审视各类工作相关的数据时,会发现数据是非常壮观的。

从企业的角度来看,通过这份年度报告,帮助员工来回忆这一年的工作进程,传达了企业对员工辛勤工作的褒奖;从员工的角度来看,这份年度报告也彰显了自己在本年度的工作成就。这两方面的含义会对员工接下来一年的工作表现起到推动作用。

例如,我们在对流程审批数据的描述上,可以配合“这一年,我一共处理过XX次流程,在公司排名第XX位。虽然我只是流程中的小小节点,但缺了我这些流程就走不通。”这样的文案,鼓励员工在新的一年中继续发挥自己最大的作用,每一个细微节点都慎重对待。


2. 企业价值观宣传

谨慎的数据选择与恰当的文案描述,均可从侧面对企业价值观进行宣传。当企业价值观与员工日常工作产生的数据相结合时,自然会提升员工对于企业价值观的认同感,并且引导大家在未来的工作中继续践行企业价值观。

恰好我所在的企业中,销售员工占总人数的五分之一,并且在企业价值观中专门有一条是针对客户来描述的。所以,我们选择对销售跟进客户的数据描述上,配合“这一年,我累计跟进客户XX家,在公司排名第XX位。今年达成签约的客户XX家,在公司排名第XX位。时刻牢记’以客户为中心’的漫道价值观。”这样的文案,再次强调企业中的价值观。


年度报告制作

接下来我将谈谈在这次企业内部年度报告制作过程中,经历的步骤与相应的思考。

1. 产品功能规划

1) 功能点确定

参考上文对于年度报告的介绍,我们本次开发的年度报告包含基础数据展示与总结、结果页年度关键词生成、结果页抽取新年幸运签、结果页年度报告分享的4块功能。

2) 这样设计的原因

在数据展示页中,我们收集了不同岗位的员工从早到晚在公司内可能会沉淀下的所有数据,并归纳出几乎能覆盖所有员工的数据维度,比如考勤打卡数据,除了特殊岗位几乎人人都有;流程发起与审批数据,基本每位员工都会有流程发起数据。

接下来是年度报告结果页,这一页中包含三个功能点:年度关键词生成、抽取新年幸运签、年度报告分享,这三个功能是密切相关的。

结果页的内容应该是用户乐于炫耀的,对于我们企业内部的年度报告来说,最好还是经过企业背书的内容。所以,我们认为在最后一页需要展示出员工姓名以及他所获得的通过企业授予的年度关键词。

若仅在结果页中展示企业授予的年度关键词,这份报告不免会显得有些严肃。在跨年的这个时间节点上,我们希望大家还是用一种比较轻松的心情来看待这份报告,所以选择在末页增加一个抽签功能来提升趣味性。这样年度报告就不仅包含了企业对于员工过去一年工作表现的总结,还包含了员工对未来一年的美好期许。

并且经过了各类2C产品的培养,用户已经习惯将年度报告的结果页分享至微信朋友圈或其他社交媒体中。我们希望报告一经发布,就可以通过员工间互相分享截图来引发这个活动的快速传播,所以分享功能是非常必须的。但由于我们对接的分享服务有限,此次上线的年度报告仅支持分享至微信好友及朋友圈。